印刷機器管理ツールを活用して組織の 経費を削減
SalesCosy優れた印刷機器管理ツールを使用して、組織内の隠れたコストを検出して排除し、経費を削減 します。
組織の隠れた 経費を削減
組織内の 経費を削減 しようとしていますか? 多額の費用が発生する印刷デバイスをお持ちですか? 隠れた費用を発見して排除することで、費用を削減できることを知っておく必要があります。費用を削減するには、まず隠れた費用が何であるかを発見することから始めましょう。
過剰な印刷
用紙やトナー カートリッジなどの消耗品の無駄は、印刷部門の最大の出費源です。組織が必要以上に印刷すると、状況は最悪になります。たとえば、従業員や学生が不必要な文書を頻繁に印刷したり、ミスをしたり、印刷ジョブの受け取りを忘れたりします。
この問題による経費を削減するには、組織に優れた印刷管理ソフトウェアを導入してください。優れた印刷管理ソフトウェアは、誰が印刷できるか、どの種類のドキュメントを印刷できるか、印刷前に認証するか、各人の印刷回数を制御するのに役立ちます。制御に加えて、レポート作成に役立つ印刷機器管理ツールも必要です。月ごと、週ごと、さらには日ごとの印刷アクティビティのレポートを作成できるツールです。
過剰な印刷デバイス
組織内にはプリンター、コピー機、複合機がたくさんあるかもしれません。しかし、「すべての印刷デバイスが役に立ち、使用されているか」という疑問があります。購入と契約のコストに加えて、印刷デバイスが多すぎると、電気代とメンテナンスコストが高くなることもあります。
この問題を解決するには、各印刷機器の使用状況の概要を把握する必要があります。概要を把握すると、いつデバイスをオンにすべきか、どのデバイスを削除できるかを決定できます。印刷機器管理システムは、洞察力のあるレポートを提供することで、この問題を解決するのに役立ちます。
マルチメーカー印刷機器
印刷機器のメーカーが複数あると、すべてのデバイスの管理が難しくなる可能性があります。デバイスの管理には、契約の管理、トナー カートリッジの交換、技術 サポートへの問い合わせなどが含まれます。メーカーごとに契約条件が異なると、管理が難しくなる可能性があります。これにより、予期せぬ費用が発生する可能性があります。
優れた印刷機器管理システムを使用すると、管理プロセスを一元化できます。 1 つのプラットフォームを使用して、デバイス契約、トナー交換、技術 サポート、さらにはコスト管理まですべて管理できます。 このため、複数メーカーに対応した印刷管理システムが不可欠です。
大量供給消耗品
消耗品が不足することを恐れて、一部の企業や組織では、事前に大量の用紙やインクカートリッジを購入しています。この方法では、消耗品が使用されなかった場合に不要な費用が発生する可能性があります。たとえば、保管されているインクやトナーカートリッジの有効期限が切れた場合はどうなりますか?また、プリンターが故障したり、別のモデルに交換されたりした場合はどうなるでしょうか? 保管されている消耗品は、将来使用されません。
過剰在庫による不必要な出費を防ぐため、一度に大量の消耗品を在庫せず、必要な場合にのみ消耗品を購入するのがよいでしょう。優れた印刷機器管理システムを使用すると、在庫がなくなり、トナー残量がほぼ空になった場合にのみ、トナー カートリッジとインクの購入を自動化できます。
不要なITサポート
印刷機器をスムーズに動作させるには、定期的なメンテナンスが必要です。プリンターが正常に印刷できない場合、技術者でなくても対処できる簡単な問題である場合があります。簡単な問題で IT サポートに電話すると、不要な費用がかかる可能性があります。
印刷機器管理システムは、まずプリンターの問題を診断するのに役立ちます。問題がわかれば、技術 サポートに電話するか、追加の費用をかけずに簡単な問題を自分で解決するかを決定できます。
マルチメーカー 印刷機器管理システム
優れた印刷機器管理ツールといえば、COSY スマート ダッシュボード、KPAX データ収集エージェントを利用 が挙げられます。COSYスマートダッシュボードは、複数のメーカーの印刷機器をサポートし、トナー カートリッジとインクの注文を自動化し、洞察力のあるデバイス レポートを提供し、印刷デバイスにエラーが発生したときに詳細情報をすばやく通知し、印刷機器管理システムを独自のシステムと統合することもできます。
KPAX の「データ収集エージェント」をネットワークにインストールするだけで、組織内のすべての印刷機を監視、管理し、対処できるようになります。
